A lungo covata dietro le quinte di Vinix e poi concretizzata grazie a questo post di Tomaso Armento di Cascina Tollu ed ai numerosi commenti che ne sono seguiti, l'idea di eventi itineranti con protagonisti operatori e appassionati di Vinix prende finalmente forma. Vinix apre infatti all'iniziativa di eventi autogestiti marchiati Vinix Live! sulla base del rispetto di un nucleo di 10 semplici regole da parte di chi intende aderire all'iniziativa organizzando un proprio evento con questo marchio.
Ecco le regole frutto di uno "zoccolo duro" da me proposto e ampiamente integrato grazie a tutti coloro che hanno partecipato alla discussione online (più in basso il calendario degli eventi Vinix Live! sempre aggiornato:
Regola 1 - L'ospitante / organizzatore è il responsabile
L’ospitante può essere un qualsiasi operatore del mondo enogastronomico o anche un semplice appassionato purché non ritenuto inidoneo da Vinix (vedi regola 7). L'ospitante è il responsabile dell'organizzazione dell'evento Vinix Live! presso la sua struttura o presso la struttura da lui individuata come idonea.
Regola 2 - Numero e tipologia "espositori"
L'ospitante deve radunare almeno 5 produttori di vini e/o specialità gastronomiche (compresi oli) 4 se l'ospitante è lui stesso un produttore e partecipa esponendo i suoi prodotti. La percentuale di produttori di vino, rispetto alla percentuale di produttori di specialità gastronomiche non deve essere inferiore al 50% arrotondato per eccesso (se per esempio ci sono 6 "espositori", complessivi, almeno 4 dovranno essere produttori di vino). I produttori di vino sono invitati dall’ospitante/organizzatore senza vincoli territoriali. In altre parole, chi organizza può invitare produttori anche di zone, regioni o stati diversi dal proprio. Nella scelta degli espositori l'ospitante/organizzatore si coordinerà con Vinix cercando di prediligere produzioni di massima qualità e possibilmente espressione del terroir di provenienza.
Regola 3 - Numero fruitori e dimensione dell'evento
Se necessario, l'ospitante può stabilire un tetto massimo di partecipanti non espositori (i fruitori dell'evento), in base alla capacità del locale che potrà essere suo o di terzi, purché adeguato ad ospitare l'evento. L’evento deve mantenere una dimensione ridotta - salvo occasioni speciali quali TerroirVino o altri eventi maggiori da concordare con Vinix - per permettere un contatto sufficientemente intimo con tutti i produttori partecipanti.
Regola 4 - Presenza diretta espositore obbligatoria
Sia per le aziende vinicole che per i produttori di specialità gastronomiche e di oli extravergine di oliva è obbligatoria la presenza diretta del produttore. In altre parole, non è possibile partecipare a Vinix Live! semplicemente spedendo i vini o i prodotti, con un agente di commercio o per interposta persona, se non tramite un referente diretto dell'azienda (es. direttore commerciale, cantinere, responsabile produzione, enologo, ecc.). In casi eccezionali (motivi di salute o altre cause di forza maggiore) l'azienda potrà farsi rappresentare da terzi ma deve trattarsi di un'eccezione riguardante non più di 1/3 delle aziende presenti pena il rinvio dell'evento.
Regola 5 - Quota di partecipazione
L'ospitante/organizzatore, a sua discrezione, può stabilire una quota di partecipazione sia per gli espositori che per i visitatori oppure prevedere l'accesso completamente gratuito per gli uni e/o per gli altri. Nel caso in cui venga fissata una quota di partecipazione per i visitatori, questa deve essere comprensiva di degustazione, calice (eventuale tracolla), servizi di ristorazione ed ogni altro servizio che si desideri abbinare all'evento. L'organizzatore deve quindi avere possibilità logistica di offrire un minimo di ristoro ai partecipanti oppure deve accordarsi con ristoratore o catering per fornire pranzo, cena o spuntino a seconda della logistica dell’evento. L’obiettivo sarà il contenimento dei costi, quindi si cercherà di praticare condizioni il più vantaggiose possibili per i partecipanti fruitori dell'evento. L'evento, a discrezione dell'ospitante / organizzatore, potrà anche essere totalmente gratuito.
Regola 6 - Possibilità di acquisto diretto e prezzo sorgente
Il perno attorno al quale gli eventi Vinix Live! ruotano è la possibilità di vendita diretta da parte del produttore al fruitore della manifestazione e la possibilità di acquisto diretto a prezzo Vinix Live! (vedi di seguito). Deve essere possibile acquistare i vini seduta stante da parte dei partecipanti. Onde evitare problemi con chi dispone di rete commerciale, l'offerta praticata andrà considerata eccezionale e valida quindi per la singola giornata dell'evento. L'organizzatore, insieme a tutti gli "espositori" si impegnano a praticare un prezzo ad hoc molto vicino - se non identico - a quello praticato alla ristorazione iva inclusa con emissione di ricevuta fiscale e possibilità di fatturazione a chi ne faccia richiesta.
Regola 7 - Marchio Vinix Live!, validazione evento e promozione
L'ospitante che utilizzi il marchio Vinix Live! per il proprio evento riconosce la paternità dello stesso a Vinix nella persona di Filippo Ronco impegnandosi a mantenere alto il decoro della community attraverso un'organizzazione puntuale e di soddisfazione sia per l'espositore che per il fruitore.
Vinix si occupa di validare i singoli eventi a marchio "Vinix Live!" in base alla conformità degli stessi alle regole comuni e con facoltà di rimuovere eventi inseriti abusivamente, da soggetti non ritenuti idonei o inseriti senza la necessaria autorizzazione scritta via e-mail da parte di Vinix. Vinix tiene un calendario centralizzato di tutti gli appuntamenti Vinix Live! organizzati in Italia e nel mondo e li promuove attraverso i sistemi ritenuti più idonei. Prima di pubblicare il post su Vinix con tutti i dettagli del Vinix Live!, l'ospitante/organizzatore invia una e-mail a: live@vinix.it con la bozza definitiva del progetto dell'evento ed attende l'autorizzazione da Vinix.
Regola 8 - Procedura creazione evento "Vinix Live!"
Visto il progetto definitivo e ricevuta l'autorizzazione da Vinix, l'ospitante / organizzatore pubblica un post su Vinix del tipo: "Vinix Live! a [nomecittà, data]", esempio: "Vinix Live! #6 da Pojer & Sandri, 21 agosto 2010". L'ospitante, consultandosi con Vinix a live@vinix.it, deve scegliere una data che segua o preceda di almeno 15 giorni l'evento Vinix Live! precedente o successivo. All'interno del post dovrà inserire i dettagli dell'evento con le informazioni fondamentali relative a:
a) luogo, date e orari dell'evento con indicazioni precise per raggiungerlo
b) come si svolge l'evento con un piccolo programma di massima
c) nome e provenienza dei produttori, prodotti e prezzi sorgente per la giornata
d) eventuale quota di partecipazione per i fruitori
e) informazioni relative ad eventuali cauzioni (per calice), modalità di prenotazione e pagamento per partecipazione per esempio a cene o eventi collaterali
f) eventuale menù se previsto pranzo o cena
g) indicazione contatti e prezzi alloggi nelle vicinanze
Regola 9 - Procedura di iscrizione all'evento per i fruitori
Il fruitore della manifestazione (chi non espone i propri prodotti o non è invitato direttamente dall'ospitante), si iscrive inserendo un commento al post del Vinix Live! a cui intende partecipare. Se, oltre alla degustazione, sono previste altre attività come pranzi, cene o altro, seguirà le indicazioni di prenotazione di volta in volta stabilite dal singolo organizzatore.
Regola 10 - Recensioni dei vini / prodotti degustati o report della giornata
Seppur non rappresenti una vera e propria regola, qualche riga - su vinix o altrove - sulla giornata e/o sui prodotti che hanno maggiormente colpito è fortemente gradita.
Calendario Eventi Vinix Live!
Nota sul Baratto Wine Day
E' divenuta consuetudine che durante i Vinix Live! sia previsto uno spazio temporale dedicato al Baratto Wine Day. Se intendete inserire il bwd nel vostro Vinix Live! potete farlo segnalandolo per tempo al suo ideatore, Davide Cocco, in modo che possa a sua volta inserire la data del Baratto Wine Day nelle sedi opportune.
Informazioni
Per la candidatura all'organizzazione di un evento Vinix Live! o per qualsiasi altra informazione relativa ad essi abbiamo creato un apposito indirizzo e-mail che vi preghiamo di utilizzare: live@vinix.it